発注書や注文書の電子化とはWordやExcel、専用システムなどを使って電子の帳票を発行・送付したり、受領した帳票をデータ化し電子保存したりすることです。発注書や注文書を電子化するメリット・デメリット、電子化の方法や流れについて解説します。
発注書や注文書の電子化とは？
発注書や注文書の電子化とは、これらの帳票の発行システムや受領サービスを使い、今まで紙だった帳票を電子化することです。紙で受領した帳票をデータ化し、電子化することもできます。
これにより帳票を作成する手間も、受領した帳票を保管し管理する手間も削減できるでしょう。帳票の電子化に関わる法律「電子帳簿保存法」も、要件緩和の方向で改正をくり返しており、国が電子化に積極的であることも見て取れます。
発注書を電子化するメリット
発注書の電子化には次のようなメリットがあります。
- コストを削減できる
- 業務の効率化
- リスクヘッジができる
- 企業イメージのアップにつながる
コストを削減できる
発注書を電子化する1つ目のメリットは、「コストを削減できる」ことです。発注書を電子化することで、紙の発注書を印刷したり郵送したりする必要がなくなります。
詳しくは後述しますが、業務効率化や人的ミスの防止にもつながり、人件費も削減できるでしょう。
業務の効率化
発注書を電子化する2つ目のメリットは、「業務の効率化」です。発注書の電子化はクラウド型のシステムを使って進めるのが一般的です。
クラウド型のシステムはインターネットにつながったPCやタブレットさえあれば、時間も場所も問わずに共同作業ができます。オフィスの外で作った発注書をオフィスにいる上司に確認してもらい、OKが出たらそのままシステムや電子メールから取引先に送付することも可能です。
また、作成した書類はシステム上で保管され、特定のキーワードで検索したり条件を指定して抽出したりできます。
発注書の作成～送付を場所を選ばずにできること、書類をすぐに見つけられることなど、業務効率化に役立つ機能がそろっています。
リスクヘッジができる
発注書を電子化する3つ目のメリットは、「リスクヘッジができる」ことです。システムを導入することで、次のような効果が得られるでしょう。
- セキュリティの強化
- 紛失リスクの軽減
- 災害リスクの軽減
- 経年劣化の心配がない
作成した発注書はサービス提供会社のサーバーなど、クラウドに保管されます。閲覧権限やワークフローを細かく設定できるシステムも多いです。これらにより、盗難や従業員による不正利用を防ぎやすくなります。
発注書を自社で物理的に保管する必要がなくなるため、紛失や災害のリスクも軽減されるでしょう。
紙の発注書と異なり経年劣化もなく、いつまでもきれいな状態で書類を保管しておけます。
企業イメージのアップにつながる
発注書を電子化する4つ目のメリットは、「企業のイメージアップにつながる」ことです。発注書をはじめとする帳票の電子化はペーパーレスや多様な働き方への対応につながります。これらはSDGsの項目にも含まれるため、自社のイメージアップに役立つでしょう。
多様な働き方への対応は採用母数の増加にもつながります。従業員にとって働きやすい環境をつくることで、遠方の優秀な人材や毎日の出社が難しい人材も採用しやすくなります。離職率も下げられるでしょう。
発注書を電子化するデメリット
発注書の電子化には情報漏えいのリスクやデータ化に時間がかかることなど、デメリットもあります。発注書を電子化する3つのデメリットと、それぞれへの対処法を解説します。
情報漏えいの危険性が高まる
発注書を電子化する1つ目のデメリットは、「情報漏えいの危険性が高まる」ことです。メリットで紹介した「リスクヘッジができる」と矛盾するように感じるかもしれませんが、電子化により防ぎやすくなるのは物理的な盗難と、従業員による不正利用です。
発注書を電子化しクラウドで保管することで、不正アクセスのリスクは高まるかもしれません。紙の状態でキャビネットに保管しておけば、少なくともサイバー攻撃による情報漏えいは起こらないでしょう。
ただ、発注書は機密情報そのものであり、サービス提供側も万全のセキュリティ対策を施しています。システムを選ぶ際はセキュリティ対策もチェックし、安心して利用できるものを選びましょう。
データ化に時間がかかる
発注書を電子化する2つ目のデメリットは、「データ化に時間がかかる」ことです。過去に作成した発注書をすべてデータ化しようとすれば、それなりの時間がかかります。
ただ、このような理由で電子化を躊躇っていれば、紙の発注書はどんどん増えていきます。電子化するタイミングはいずれ訪れるでしょう。早めに電子化しておいた方が、後々かかる負担を軽くできます。
また、発注書をはじめとする帳票の電子化システムにはOCR・AI OCRといった印刷された文字を認識しデータ化する機能が搭載されたもの、サービス提供側でデータ化を代行してくれるものも多いです。これらの機能を使えば、データ化にかかる時間と手間を最小限にできるでしょう。
後から書き込んだりメモしたりできない
発注書を電子化する3つ目のデメリットは、「後から書き込んだりメモしたりできない」ことです。紙の発注書なら気になることや確認したいことを、発注書にそのままメモすることもできます。
しかし、電子データに手書きでメモを取ることはできません。「ちょっとしたことを走り書きできる」という点では、デジタルはアナログに劣るでしょう。
ただ、発注書ごとにメモを記載しておけるシステムもあります。
発注書や注文書を電子化する方法
発注書や注文書を電子化する方法は大きく4つあります。
WordやExcelを使い自社で電子化する
発注書や注文書を電子化する1つ目の方法は、「WordやExcelを使い自社で電子化する」ことです。これらのシステムはほとんどの企業が導入済みであり、無料で使えるものも多いです。新たに有料システムを導入せずに済むため、コストをかけずに電子化ができます。
WordやExcelで、金額・内訳・宛名などの取引先ごとに異なる項目を入れずにおいたテンプレートを作っておけば、ファイルをコピーして使い回しができます。
専用ツールを使い自社で電子化する
発注書や注文書を電子化する2つ目の方法は、「専用ツールを使い自社で電子化する」ことです。
専用ツールならPCやタブレットの画面上で項目を埋めていくだけで、フォーマット通りの帳票が作れます。フォーマットは複数パターン用意されていることが多く、自社で作成する必要もありません。
WordやExcelよりも操作画面が見やすいこと、金額や税額などを自動計算できることなど、利便性も高いです。中には作成した帳票を郵送代行してくれるサービスもあります。
外部委託する
発注書や注文書を電子化する3つ目の方法は、「外部委託する」ことです。これは紙や電子の帳票の受領を代行してもらったり、受領した帳票をデータ化してもらったりする方法です。
受領代行してもらった帳票はサービス提供側でデータ化、電子保存します。原本は一定期間保管した後に破棄したり、定期的に自社に送付したりしてもらえます。
コストは割高なものの、業務そのものをアウトソースできるため、人件費削減の効果も高いです。
電子取引に切り替える
発注書や注文書を電子化する4つ目の方法は、「電子取引に切り替える」ことです。取引そのものを電子化し、あらかじめデータ化された帳票をやり取りすれば、「受領→データ化→電子保管」の手順を踏む必要はありません。
取引先にとっても業務効率化やコスト削減のメリットがあります。
電子化した発注書・注文書の保存期間
発注書や注文書を電子化した場合の保存期間は、電子帳簿保存法で7年間と定められています。
これは、電子取引の場合も紙で受領した帳票を電子化した場合も同じです。紙の帳票も同様で、証憑書類（企業の取引を証明するための書類）はすべて7年間保存しなければなりません。
なお、個人事業主は申告や書類の種類により5年保存になることもあります。
発注書や注文書を電子化するときの注意点
発注書や注文書を電子化するときは、次のポイントに注意しましょう。
- 電子帳簿保存法の要件を確認する
- 電子化する書類を選定する
- アクセス・検索しやすいファイル名にする
- 万全のセキュリティ対策を取る
- 取引先が対応可能か確認する
電子帳簿保存法の要件を確認する
電子取引をする場合でも、紙の帳票を電子化して保存する場合でも、電子帳簿保存法の要件を満たさなければなりません。具体的には、「真実性の確保」と「可視性の確保」のを満たす必要があります。
【真実性の確保】
電子帳票の改ざんを防止できること、訂正や削除の履歴が確認できることなどの要件を満たさなければなりません。これらの機能を有するシステムを使うこと、システムのマニュアルや概要書などを保存に使う電子機器に備え付けることなどが必要です。
【可視性の確保】
帳票の内容をきちんと確認できること、帳票を検索できることなどの要件を満たさなければなりません。スペックの基準を満たしたスキャナーやディスプレイを使うこと、検索機能のあるシステムを使うか、ファイル名に規則性を持たせて検索できるようにすることなどが必要です。
電子化する書類を選定する
すべての書類を電子化するのではなく、保存が必要な書類だけを電子化しましょう。後から見返す必要がない書類、法律で保存が義務付けられていない書類を電子化し保存しても、余計な手間がかかるだけです。
現場担当者にどの書類が必要なのかリストアップしてもらう、法務担当者に保存が義務付けられた書類を確認するなどして、電子化する書類と破棄する書類を整理しましょう。
アクセス・検索しやすいファイル名にする
「可視性の確保」で先述したとおり、電子帳簿保存法ではデータ化した帳票を検索できるようにすることが義務付けられています。システムを使わずに電子化する場合、ファイル名を工夫し、アクセス・検索しやすいようにしなければなりません。
具体的には、ファイル名には「年月日」「取引先名」「金額」などを入れることで規則性を持たせます。たとえば「2023年1月15日に、株式会社日本商事から受領した10万円分の発注書」なら、「20230115_日本商事_100000」のようなファイル名を付けます。
万全のセキュリティ対策を取る
発注書や注文書などの帳票は取引先の情報も記載された機密情報です。このような書類が情報漏えいすることは、企業としての信頼に関わります。電子化にあたり、次のようなセキュリティ対策を取りましょう。
- アクセス権限を設定し、不要なアクセス・閲覧を防ぐ
- ワークフローを設定し、人的ミスが起こらないように複数人で確認をする
- データを閲覧できる端末を制限する
- 定期的にバックアップを取りデータ消失に備える
- これらの条件を満たしたシステムを導入する
取引先が対応可能か確認する
発注書や注文書などの帳票は取引先に送る書類です。取引先が「紙で送ってほしい」と言っているのに、電子化したものを送付することはできないでしょう。
ただ、システムで作成した帳票はPDFでダウンロードして印刷でき、サービスによっては郵送代行することもできます。紙で受領した帳票もシステムやサービスを使ってデータ化し、電子保存できます。
紙の帳票を希望する取引先がいても、自社に保存する帳票を電子化することはできるのです。
発注書や注文書を電子化する流れ
発注書や注文書を電子化する流れは次の通りです。
- 自社の課題を明確にする
- 電子化の方法を決める
- 必要なシステムを選び、導入する
- 社内周知し、運用体制を整える
- 運用の様子を見ながら、法改正に随時対応する
STEP1．自社の課題を明確にする
発注書や注文書の電子化に着手する前に、自社の課題を明確にしましょう。帳票の発行と受領のどちらに課題を抱えているのか、どのプロセスに時間がかかっているのかなどを考えます。
解決すべき課題を見つけないことには、自社にとって最適な電子化の方法もシステムも見つけられません。
STEP2．電子化の方法を決める
解決すべき課題を見つけたら、電子化の方法を決めましょう。発行・受領する帳票が少ないなら、WordやExcelを使って帳票を作成したり、受領した帳票をスキャナーでデータ化するだけでも十分かもしれません。扱う帳票数が少ないなら、無料で使えるシステムもあります。
ただ、検索や抽出といった管理のしやすさ、データ連携などを考えるとクラウド型のシステム利用がおすすめです。クラウド型のシステムは法改正や保守にもサービス提供側が対応してくれるため、余計な手間がかかりません。
STEP3．必要なシステムを選び、導入する
電子化の方法が決まったら、そのためのシステムを選び導入しましょう。帳票の発行数が少ないなら、無料プランのあるシステムでも十分に電子化を進められます。
電子化したい帳票の数や自社にとって必要な機能を見極め、それに合ったシステムをリストアップしましょう。機能の過不足がないこと、セキュリティが万全なことを大前提とし、これらを満たした候補の中でサポート内容や料金形態を比較するのがおすすめです。
STEP4．社内周知し、運用体制を整える
自社に合ったシステムを見つけたら、導入する前に運用ルールを決め社内周知しましょう。運用体制を整えないまま導入しても、システムが使われずコストだけがかかるかもしれません。
運用ルールは現場の従業員にとって無理のない内容にしなければ、形骸化してしまうでしょう。現場の声を聞きベンダーのサポートも受けながら、運用体制を整えていきましょう。
STEP5．運用の様子を見ながら、法改正に随時対応する
システム導入後も運用の様子を見ながら、運用ルールを変えたり法改正に対応していかなければなりません。発注書や注文書の電子化は、業務効率化のために進めるものです。従業員にとって使いづらいシステムや運用ルールでは、コストをかけてシステムを導入する意味がありません。
電子帳簿保存法は5～10年スパンで改正をくり返しており、今後も改正は続くと予想されます。改正のたびに自社で対応するのは手間がかかるため、サービス提供側で法改正に対応してくれるシステムを選びましょう。
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発注書や注文書などの帳票を電子化することで、業務効率化やリスクヘッジを進められます。従業員の業務負荷を減らすこと人的ミスを防いだり、人件費を削減したりすることもできます。
そのためには自社に合ったシステムを選び、適切なルールで運用することが大切です。機能の過不足がないこと、セキュリティが万全であること、既存システムと連携できることなどが主なチェック項目です。
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